Những yếu tố ảnh hưởng tạo giá trị trong sản xuất

Xét ở cấp doanh nghiệp, khả năng tạo giá trị hình thành từ một hệ thống có liên kết: chất lượng nguồn lực quyết định năng lực đầu vào; cách tổ chức quyết định mức độ chuyển hóa nguồn lực; công nghệ quyết định năng suất và khả năng kiểm soát; chất lượng và chi phí quyết định phần giá trị giữ lại; còn thị trường quyết định sản phẩm làm ra có được khách hàng thừa nhận hay không. Vì thế, không có một yếu tố riêng lẻ nào bảo đảm khả năng tạo giá trị cao nếu các mắt xích còn lại vận hành kém.

Giá trị được tạo ra khi đầu ra tăng nhanh hơn đầu vào

Cơ chế cơ bản của tạo giá trị là biến các yếu tố đầu vào thành đầu ra có giá trị cao hơn phần nguồn lực trung gian đã tiêu dùng. OECD lưu ý rằng tổng giá trị gia tăng thường là thước đo phù hợp hơn chỉ tiêu tổng sản lượng trong nhiều phân tích ngành, bởi tổng sản lượng có thể bao gồm cả giá trị hàng hóa và dịch vụ trung gian được mua để phục vụ quá trình sản xuất.

Điều này tạo ra một ranh giới quan trọng giữa sản xuất nhiều và tạo ra nhiều giá trị. Nếu doanh nghiệp tăng sản lượng 10% nhưng nguyên vật liệu, năng lượng, gia công ngoài và chi phí liên quan cũng tăng với tốc độ tương đương hoặc cao hơn, phần giá trị mới thực sự được hình thành có thể rất hạn chế.

Ngược lại, giá trị có thể tăng ngay cả khi sản lượng vật lý không tăng mạnh. Chẳng hạn, cùng một lượng lao động và máy móc nhưng doanh nghiệp giảm hao hụt, rút ngắn thời gian dừng máy, nâng chất lượng sản phẩm hoặc chuyển sang sản phẩm có giá trị thị trường cao hơn thì hiệu quả chuyển hóa nguồn lực được cải thiện.

Do đó, khi đánh giá yếu tố ảnh hưởng tạo giá trị, cần nhìn đồng thời ba biến:

·         Giá trị đầu ra mà quá trình sản xuất tạo được

·         Lượng nguồn lực cần sử dụng để tạo đầu ra đó

·         Khả năng thị trường chấp nhận đầu ra với mức giá đủ bù đắp nguồn lực và tạo phần giá trị mới

Chỉ tập trung vào sản lượng có thể dẫn đến kết luận sai về hiệu quả thực sự của hệ thống sản xuất.

Nguồn lực quyết định giới hạn năng lực sản xuất

Nguồn lực gồm lao động, máy móc, vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, thông tin và các yếu tố kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất. Chúng tạo ra “trần năng lực” ban đầu của doanh nghiệp, nhưng giá trị không phụ thuộc đơn thuần vào số lượng nguồn lực sở hữu.

Lao động tạo giá trị thông qua năng suất và năng lực xử lý

Hai doanh nghiệp sử dụng số lao động tương đương vẫn có thể tạo giá trị rất khác nhau nếu kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng phối hợp và mức độ làm chủ công nghệ khác nhau.

Trong phân tích năng suất, OECD sử dụng giá trị gia tăng trên lao động như một cách đo năng suất lao động ở cấp ngành. Điều đó cho thấy điểm cần quan tâm không phải chỉ là doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu người, mà là mỗi đơn vị lao động góp phần tạo ra bao nhiêu giá trị.

Đào tạo chỉ tạo giá trị khi kiến thức được chuyển thành năng lực vận hành thực tế: giảm thao tác sai, xử lý bất thường nhanh hơn, vận hành thiết bị đúng thông số hoặc cải tiến quy trình. Một lực lượng lao động có trình độ nhưng bị bố trí sai công việc hay thiếu quyền xử lý vấn đề vẫn có thể tạo ra năng suất thấp.

Máy móc và vốn phải được khai thác hiệu quả

Đầu tư thêm thiết bị làm tăng năng lực kỹ thuật nhưng không tự động làm tăng giá trị. Máy công suất lớn nhưng thiếu đơn hàng, thường xuyên ngừng hoạt động hoặc tạo ra nhiều sản phẩm lỗi có thể làm tăng chi phí vốn thay vì tăng hiệu quả.

Vì vậy, giá trị phụ thuộc vào mức khai thác hữu ích của tài sản, chứ không chỉ vào quy mô tài sản.

Tương tự, nguyên vật liệu giá rẻ chưa chắc tối ưu nếu làm tăng phế phẩm hoặc giảm chất lượng thành phẩm. Nguyên liệu đắt hơn cũng chưa chắc bất lợi nếu giúp giảm hao hụt, tăng độ ổn định hoặc tạo ra sản phẩm có giá trị thị trường cao hơn.

Nguồn lực vì thế phải được đánh giá dưới góc độ quan hệ giữa chi phí đầu vào và giá trị đầu ra, không phải dưới góc độ sở hữu càng nhiều càng tốt.

Tổ chức sản xuất quyết định nguồn lực có được chuyển hóa hiệu quả

Nếu nguồn lực thể hiện doanh nghiệp “có gì”, tổ chức sản xuất quyết định doanh nghiệp “sử dụng những gì đang có như thế nào”. Đây là lý do hai nhà máy có máy móc, nhân lực và nguyên liệu gần giống nhau vẫn có thể đạt hiệu quả rất khác nhau.

Các vấn đề như bố trí mặt bằng, cân bằng công đoạn, lịch sản xuất, thời gian chuyển đổi sản phẩm, tồn kho giữa công đoạn, bảo trì, luồng thông tin và cơ chế xử lý lỗi đều tác động đến khả năng tạo giá trị.

Một công đoạn có năng lực rất cao cũng không giúp toàn hệ thống tăng giá trị nếu công đoạn kế tiếp là nút thắt. Khi đó, sản phẩm dở dang chỉ tích tụ giữa hai công đoạn. Doanh nghiệp đã tiêu tốn vật liệu, nhân công và không gian nhưng sản phẩm vẫn chưa chuyển thành đầu ra có thể bán.

Tương tự, giảm thời gian của từng thao tác riêng lẻ chưa chắc cải thiện toàn hệ thống nếu thời gian chờ giữa các công đoạn vẫn lớn. Giá trị chỉ tăng khi cải tiến làm thay đổi kết quả của toàn dòng sản xuất.

ISO 22400 xây dựng một khung KPI cho quản lý hoạt động sản xuất và coi KPI là những phép đo có thể định lượng phục vụ quản lý hiệu suất. Tiêu chuẩn cũng mô tả KPI thông qua công thức, thành phần, đơn vị đo và đặc điểm sử dụng, cho thấy hiệu quả vận hành cần được quản lý bằng dữ liệu thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.

Vì vậy, doanh nghiệp muốn biết tổ chức sản xuất có tạo giá trị hay không cần theo dõi ít nhất các nhóm kết quả liên quan tới năng suất, thời gian, chất lượng, mức sử dụng nguồn lực và chi phí. Chỉ số cụ thể phải phù hợp với loại hình sản xuất và mục tiêu vận hành, thay vì áp dụng cùng một bộ KPI cho mọi nhà máy.

Công nghệ chỉ tạo giá trị khi cải thiện hiệu quả kinh tế

Công nghệ tác động đến giá trị thông qua nhiều cơ chế: tự động hóa thao tác, tăng độ chính xác, thu thập dữ liệu nhanh hơn, giảm biến động quá trình, hỗ trợ lập kế hoạch hoặc tạo ra những phương pháp sản xuất mới.

NIST mô tả nghiên cứu và phát triển liên quan đến sản xuất như các hoạt động cải thiện quy trình hiện hữu hoặc tạo ra quy trình, máy móc và hệ thống mới nhằm tăng năng lực cạnh tranh của hoạt động sản xuất.

Tuy nhiên, đây cũng là một trong những yếu tố dễ bị đánh giá quá mức. Một hệ thống tự động hóa hiện đại chưa chắc tạo ra nhiều giá trị nếu tự động hóa một quy trình vốn đã thiết kế kém. Phần mềm quản lý sản xuất cũng không giải quyết được vấn đề nếu dữ liệu nhập vào không chính xác hoặc nhân sự không sử dụng dữ liệu để ra quyết định.

NIST lưu ý trong tài liệu về sản xuất thông minh dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa rằng công nghệ số có thể giúp giảm chi phí và cải thiện quy trình, nhưng các trở ngại lớn đối với triển khai hiệu quả thường không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn liên quan đến quản lý và văn hóa tổ chức.

Do đó, giá trị kinh tế của công nghệ nên được kiểm tra qua kết quả mà nó thực sự làm thay đổi:

·         Giảm thời gian chu kỳ hoặc thời gian chờ

·         Giảm lao động cho các thao tác không tạo giá trị

·         Giảm phế phẩm và tái gia công

·         Tăng độ ổn định của quá trình

·         Tăng khả năng sử dụng thiết bị

·         Nâng khả năng đáp ứng đơn hàng

·         Tạo ra sản phẩm hoặc đặc tính sản phẩm có giá trị cao hơn

Nếu đầu tư công nghệ không làm thay đổi đáng kể một trong các kết quả này, giá trị tạo thêm có thể không tương xứng với vốn đầu tư.

Chất lượng và chi phí quyết định phần giá trị còn lại

Một sản phẩm chỉ tạo ra giá trị kinh tế bền vững khi chất lượng đáp ứng yêu cầu mà không phải đánh đổi bằng mức chi phí quá cao.

Chất lượng thấp làm giảm giá trị theo hai hướng. Thứ nhất, sản phẩm lỗi tiêu thụ vật tư, lao động và công suất nhưng không tạo ra đầu ra đạt yêu cầu. Thứ hai, lỗi lọt đến khách hàng có thể kéo theo bảo hành, trả hàng, kiểm tra bổ sung hoặc mất đơn hàng tương lai.

Vì vậy, tỷ lệ sản phẩm đạt, phế phẩm, tái gia công và chi phí chất lượng là những biến có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng giữ lại giá trị.

Tuy nhiên, “chất lượng càng cao càng tốt” cũng là một cách hiểu chưa đầy đủ. Nếu doanh nghiệp tạo ra những đặc tính kỹ thuật vượt xa nhu cầu khách hàng trong khi phải sử dụng vật liệu đắt hơn, công đoạn phức tạp hơn hoặc kiểm soát nghiêm ngặt hơn, phần chi phí tăng thêm chưa chắc được thị trường trả tiền.

Chi phí cũng cần được nhìn theo cùng logic. Cắt giảm một khoản chi chưa chắc tăng giá trị nếu khoản tiết kiệm đó làm giảm độ tin cậy của máy móc, tăng tỷ lệ lỗi hoặc kéo dài thời gian giao hàng.

NIST nhấn mạnh rằng cải thiện năng suất đòi hỏi doanh nghiệp đồng thời làm việc trên nhiều mặt, từ giảm chi phí, tăng doanh thu, áp dụng công nghệ đến cải thiện cách thức làm việc. Điều này phản ánh bản chất của tạo giá trị: tối ưu một biến riêng lẻ không đủ nếu gây thiệt hại cho những biến còn lại.

Mục tiêu hợp lý hơn là đạt mức chất lượng cần thiết với tổng chi phí nguồn lực phù hợp, đồng thời giữ được khả năng đáp ứng thị trường.

Thị trường quyết định giá trị sản xuất có được hiện thực hóa

Sản xuất có thể vận hành rất hiệu quả về mặt kỹ thuật nhưng vẫn tạo ra ít giá trị nếu sản phẩm không phù hợp với nhu cầu thị trường.

Đây là điểm khác biệt giữa hiệu quả sản xuất và khả năng tạo giá trị. Nhà máy có thể giảm thời gian chu kỳ, tăng sản lượng và hạ chi phí đơn vị; nhưng nếu khách hàng không cần sản phẩm đó, thành phẩm sẽ chuyển thành tồn kho thay vì doanh thu.

Khả năng tạo giá trị vì thế còn phụ thuộc vào:

·         Mức độ phù hợp của sản phẩm với nhu cầu khách hàng

·         Chất lượng mà khách hàng thực sự coi trọng

·         Khả năng giao hàng đúng thời điểm

·         Quy mô và độ ổn định của nhu cầu

·         Mức giá thị trường chấp nhận

·         Khả năng phản ứng khi nhu cầu thay đổi

NIST từng mô tả năng lực cạnh tranh sản xuất dưới góc độ cung cấp đúng sản phẩm, đúng thời điểm, đúng số lượng và ở mức giá phù hợp, đồng thời phải phản ứng nhanh với vấn đề về tốc độ, số lượng, chất lượng và chi phí giao sản phẩm cho khách hàng.

Điều đó có nghĩa là tồn kho thành phẩm lớn không nhất thiết đại diện cho giá trị lớn. Một phần nguồn lực đã được chuyển hóa thành sản phẩm, nhưng giá trị kinh tế chỉ được hoàn tất khi sản phẩm phù hợp nhu cầu và được thị trường hấp thụ.

Ngược lại, khả năng nhận biết nhu cầu sớm, điều chỉnh cơ cấu sản phẩm và phản ứng nhanh có thể làm tăng giá trị mà không nhất thiết phải tăng mạnh quy mô nhà máy.

Các yếu tố phải được tối ưu như một hệ thống

Nguồn lực, tổ chức, công nghệ, chất lượng, chi phí và thị trường không hoạt động độc lập. Thay đổi một yếu tố thường tạo hiệu ứng lên các yếu tố khác.

Tự động hóa có thể làm năng suất tăng nhưng đồng thời làm vốn đầu tư và chi phí cố định tăng. Mua nguyên liệu rẻ có thể giảm chi phí mua hàng nhưng làm phế phẩm tăng. Tăng tốc độ máy có thể làm sản lượng tăng nhưng khiến chất lượng giảm. Giảm tồn kho có thể tiết kiệm vốn lưu động nhưng nếu giảm quá mức lại khiến sản xuất dễ gián đoạn.

Đó là lý do khả năng tạo giá trị phải được đánh giá bằng trade-off của toàn hệ thống thay vì thành tích của từng bộ phận.

Một cách tiếp cận thực tế là bắt đầu từ giá trị đầu ra và lần ngược về các yếu tố tạo ra nó:

1.    Xác định khách hàng thực sự coi trọng điều gì

2.    Xác định các công đoạn trực tiếp tạo ra đặc tính đó

3.    Đo nguồn lực mà các công đoạn đang tiêu thụ

4.    Nhận diện thời gian chờ, hao hụt, lỗi và nút thắt

5.    Đánh giá công nghệ hoặc cải tiến theo tác động lên giá trị đầu ra và nguồn lực đầu vào

6.    Theo dõi kết quả bằng KPI có thể định lượng

ISO 22400 cung cấp khung chung để xác định và sử dụng KPI trong quản lý hoạt động sản xuất, nhấn mạnh vai trò của phép đo định lượng đối với việc theo dõi hiệu suất. Việc đo lường này quan trọng vì một cải tiến chỉ thực sự có ý nghĩa khi tác động của nó xuất hiện ở kết quả hệ thống, chứ không chỉ ở một thao tác riêng lẻ.

Khả năng tạo giá trị của sản xuất vì vậy không phụ thuộc vào một “nguồn lực tốt nhất” hay một “công nghệ tốt nhất”. Nó phụ thuộc vào khả năng kết nối đúng nguồn lực, đúng tổ chức vận hành và đúng nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp tạo nhiều giá trị hơn khi cùng một hệ thống có thể cung cấp đầu ra mà khách hàng cần với ít hao phí hơn, chất lượng ổn định hơn và khả năng đáp ứng tốt hơn.

Những yếu tố ảnh hưởng tạo giá trị trong sản xuất có thể quy về ba tầng liên kết. Nguồn lực tạo ra năng lực tiềm năng; tổ chức, công nghệ và kiểm soát chất lượng quyết định hiệu quả chuyển hóa năng lực đó; thị trường quyết định đầu ra có trở thành giá trị kinh tế thực sự hay không.

Vì vậy, tăng sản lượng, mua thêm máy móc hay cắt giảm chi phí riêng lẻ đều chưa đủ để kết luận rằng doanh nghiệp đang tạo ra nhiều giá trị hơn. Thước đo quan trọng hơn là mức giá trị đầu ra đạt được so với nguồn lực trung gian đã tiêu dùng, cùng khả năng duy trì chất lượng và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Cách nhìn theo hệ thống này cũng phù hợp với nguyên tắc đo giá trị gia tăng là lấy giá trị đầu ra trừ tiêu dùng trung gian.