Chi phí giao dịch gồm những khoản nào và phát sinh khi nào?

Điểm quan trọng là chi phí giao dịch không nhất thiết phải xuất hiện dưới dạng một khoản phí ghi trên hóa đơn. Nó có thể là tiền thuê tư vấn, phí kiểm định, chi phí đi lại, nhưng cũng có thể là thời gian của nhân viên dành để tìm kiếm thông tin, so sánh nhà cung cấp, thương lượng hợp đồng hoặc theo dõi việc thực hiện.

Vì vậy, một giao dịch có giá mua thấp chưa chắc đã có tổng chi phí thấp nếu người mua phải bỏ ra quá nhiều nguồn lực để hoàn tất và kiểm soát giao dịch.

Chi phí giao dịch là gì và khác gì với giá mua?

Trong kinh tế học, chi phí giao dịch được hiểu là chi phí phát sinh khi các bên tổ chức và thực hiện quá trình trao đổi, thay vì bản thân giá trị của đối tượng được trao đổi.

Có thể phân biệt đơn giản:

·         Giá mua: Khoản tiền trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ

·         Chi phí giao dịch: Nguồn lực bỏ ra để giao dịch có thể diễn ra và được thực hiện như thỏa thuận

Ví dụ, một doanh nghiệp mua nguyên liệu với giá 100 triệu đồng. Ngoài 100 triệu đồng tiền hàng, doanh nghiệp có thể phải dành thời gian tìm nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng, thương lượng điều khoản thanh toán, soạn hợp đồng, giám sát giao hàng và xử lý khi hàng không đúng cam kết. Những nguồn lực đó thuộc phạm vi chi phí giao dịch.

Cách phân biệt này cũng cho thấy vì sao chi phí giao dịch có thể tồn tại ngay cả khi không có khoản phí giao dịch trực tiếp. Một người mua hàng trên thị trường không trả riêng cho việc “tìm kiếm thông tin”, nhưng thời gian tìm kiếm, so sánh và kiểm tra vẫn là nguồn lực đã được sử dụng.

Về bản chất, chi phí giao dịch gắn với câu hỏi: Để một trao đổi được thực hiện và bảo đảm, các bên phải tốn thêm những nguồn lực nào ngoài giá trị của chính thứ được trao đổi?

Chi phí giao dịch gồm những khoản nào?

Các khoản chi phí thường được phân chia theo từng giai đoạn của quá trình giao dịch. Cách này hữu ích hơn việc chỉ xem chi phí giao dịch là một khoản phí cố định.

Chi phí tìm kiếm và xử lý thông tin

Trước khi giao dịch, bên mua hoặc bên bán cần biết những thông tin cơ bản như đối tác nào phù hợp, giá cả ra sao, chất lượng thế nào và điều kiện giao dịch có chấp nhận được hay không.

Nguồn lực có thể phát sinh từ:

·         Tìm kiếm và sàng lọc đối tác

·         Thu thập và kiểm tra thông tin

·         So sánh giá và điều kiện cung cấp

·         Đánh giá chất lượng hoặc uy tín

·         Xác minh năng lực của đối tác

Chi phí này đặc biệt đáng chú ý khi thị trường có nhiều lựa chọn hoặc thông tin giữa các bên không cân xứng.

Chi phí thương lượng và ra quyết định

Sau khi tìm được đối tác, các bên phải thống nhất những điều kiện của giao dịch. Quá trình này có thể liên quan đến giá, số lượng, thời hạn, chất lượng, phương thức thanh toán, giao hàng, trách nhiệm và cách xử lý các tình huống phát sinh.

Chi phí có thể bao gồm:

·         Thời gian đàm phán

·         Nhân sự tham gia thương lượng

·         Chi phí tư vấn pháp lý hoặc chuyên môn

·         Chi phí soạn thảo và chỉnh sửa hợp đồng

·         Chi phí đánh giá các phương án giao dịch

Giao dịch càng phức tạp, các bên càng phải dành nhiều nguồn lực để xác định và thống nhất điều kiện.

Chi phí thực hiện và giám sát

Một thỏa thuận được ký kết chưa có nghĩa là giao dịch đã kết thúc. Các bên còn phải thực hiện nghĩa vụ và kiểm tra xem đối tác có thực hiện đúng cam kết hay không.

Nhóm này có thể gồm:

·         Kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ

·         Theo dõi tiến độ giao hàng

·         Kiểm soát chất lượng

·         Đối chiếu chứng từ

·         Theo dõi thanh toán

·         Giám sát việc tuân thủ hợp đồng

Đây là lý do chi phí giao dịch có thể tiếp tục phát sinh sau khi giá và các điều kiện chính đã được thống nhất.

Chi phí thực thi và xử lý vi phạm

Nếu một bên không thực hiện đúng cam kết, bên còn lại có thể phải bỏ thêm nguồn lực để yêu cầu khắc phục hoặc bảo vệ quyền lợi của mình.

Các hoạt động có thể bao gồm:

·         Thương lượng lại khi có tranh chấp

·         Yêu cầu khắc phục vi phạm

·         Sử dụng cơ chế giải quyết tranh chấp

·         Thu thập bằng chứng

·         Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết

Như vậy, chi phí giao dịch không chỉ tồn tại khi mọi việc diễn ra thuận lợi. Rủi ro và khả năng xảy ra vi phạm cũng có thể làm tăng chi phí cần thiết để bảo đảm giao dịch.

Chi phí giao dịch phát sinh khi nào?

Có thể hình dung toàn bộ quá trình theo chuỗi:

Tìm kiếm → Đánh giá → Thương lượng → Ký kết → Thực hiện → Giám sát → Xử lý vấn đề

Ở mỗi giai đoạn, một loại chi phí khác nhau có thể xuất hiện.

Trước giao dịch, chi phí chủ yếu liên quan đến tìm kiếm thông tin và tìm đối tác. Khi các bên bắt đầu thỏa thuận, chi phí chuyển sang thương lượng và thiết lập điều kiện giao dịch. Sau khi hợp đồng được ký, chi phí tiếp tục phát sinh từ thực hiện, giám sát và kiểm soát. Nếu có sai lệch hoặc tranh chấp, lại xuất hiện chi phí thực thi và khắc phục.

Điều này giải thích tại sao cùng một loại hàng hóa nhưng hai cách tổ chức giao dịch có thể tạo ra tổng chi phí rất khác nhau.

Chẳng hạn, mua hàng theo một giao dịch đơn giản, tiêu chuẩn hóa và có sẵn thông tin thường cần ít nguồn lực hơn so với một hợp đồng dài hạn có yêu cầu kỹ thuật phức tạp, nhiều điều kiện kiểm tra và khả năng phải điều chỉnh theo thời gian.

Vì vậy, khi đánh giá một giao dịch, không nên chỉ nhìn vào giá niêm yết hoặc giá hợp đồng mà cần xem xét cả nguồn lực cần thiết để giao dịch đó vận hành.

Vì sao chi phí giao dịch tăng?

Chi phí giao dịch thường tăng khi việc trao đổi trở nên khó xác định, khó kiểm soát hoặc khó bảo đảm.

Một số yếu tố quan trọng gồm:

Thông tin không đầy đủ: Người mua không biết chắc chất lượng, năng lực hoặc mức độ đáng tin cậy của đối tác nên phải dành thêm nguồn lực để kiểm tra.

Giao dịch phức tạp: Khi có nhiều điều kiện cần thống nhất, việc thương lượng và soạn thảo thỏa thuận trở nên tốn kém hơn.

Tài sản chuyên biệt: Nếu một khoản đầu tư chỉ có giá trị cao trong quan hệ với một đối tác hoặc một giao dịch cụ thể, các bên có thể phải dành nhiều nguồn lực hơn để bảo vệ lợi ích và giảm rủi ro.

Tính không chắc chắn: Khi nhu cầu, giá cả, thời gian giao hàng hoặc điều kiện thực hiện có thể thay đổi, hợp đồng và cơ chế giám sát phải xử lý nhiều tình huống hơn.

Khó đo lường kết quả: Nếu chất lượng hoặc mức độ hoàn thành nghĩa vụ khó quan sát và đánh giá, chi phí kiểm tra và giám sát có thể tăng.

Rủi ro vi phạm: Khi khó dự đoán đối tác có thực hiện đúng cam kết hay không, các bên có thể phải đầu tư nhiều hơn vào hợp đồng, giám sát và cơ chế thực thi.

Những yếu tố này không nhất thiết làm chi phí giao dịch tăng theo cùng một cách. Một giao dịch có thể có chi phí tìm kiếm thấp nhưng chi phí giám sát cao; giao dịch khác có thể dễ thực hiện nhưng khó thương lượng ngay từ đầu.

Chi phí giao dịch ảnh hưởng thế nào đến cách tổ chức mua bán?

Chi phí giao dịch giúp giải thích vì sao không phải mọi hoạt động kinh tế đều được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường.

Nếu tìm kiếm đối tác, thương lượng, giám sát và thực thi một giao dịch quá tốn kém, doanh nghiệp có thể cân nhắc một cách tổ chức khác, chẳng hạn đưa hoạt động đó vào trong doanh nghiệp thay vì liên tục mua từ bên ngoài.

Ngược lại, nếu giao dịch trên thị trường đơn giản, đối tác dễ tìm, thông tin tương đối rõ ràng và việc thực hiện dễ kiểm soát, mua bán thông qua thị trường có thể thuận tiện hơn.

Điểm cần hiểu ở đây không phải là “thị trường luôn tốt” hay “doanh nghiệp luôn tốt”. Vấn đề là cách tổ chức nào giúp thực hiện hoạt động với tổng nguồn lực phù hợp hơn trong những điều kiện cụ thể.

Chi phí giao dịch vì thế có ý nghĩa trong các quyết định như:

·         Tự sản xuất hay mua từ bên ngoài

·         Giao dịch ngắn hạn hay thiết lập quan hệ dài hạn

·         Hợp đồng đơn giản hay hợp đồng nhiều điều khoản

·         Mức độ kiểm tra và giám sát cần thiết

·         Cách thiết kế cơ chế phối hợp giữa các bên

Một điểm quan trọng khác là giảm giá mua chưa chắc làm giảm tổng chi phí. Nếu một nhà cung cấp có giá thấp nhưng cần nhiều thời gian kiểm tra, thương lượng và xử lý vấn đề, lợi thế về giá có thể bị bù đắp bởi chi phí giao dịch cao hơn.

Làm thế nào để nhận diện chi phí giao dịch trong một giao dịch thực tế?

Có thể kiểm tra giao dịch theo từng câu hỏi thay vì cố tìm một khoản mục có tên “chi phí giao dịch”.

1.    Tìm đối tác mất bao nhiêu nguồn lực?

2.    Xem xét thời gian tìm kiếm, sàng lọc và xác minh thông tin

3.    Đánh giá đối tác tốn bao nhiêu nguồn lực?

4.    Kiểm tra chất lượng, năng lực, uy tín hoặc mức độ phù hợp

5.    Thương lượng mất bao nhiêu nguồn lực?

6.    Tính đến thời gian, nhân sự và chi phí tư vấn cần thiết

7.    Thực hiện giao dịch cần kiểm soát đến mức nào?

8.    Xem xét kiểm tra, giám sát, chứng từ và theo dõi tiến độ

9.    Nếu có vấn đề thì xử lý ra sao?

10.  Xác định nguồn lực cần thiết để khắc phục sai lệch hoặc giải quyết tranh chấp

11.  Có chi phí cơ hội về thời gian và nhân sự không?

12.  Một nhân viên dành nhiều giờ để xử lý giao dịch cũng đang sử dụng nguồn lực lẽ ra có thể dành cho công việc khác

Cách tiếp cận này giúp phân biệt chi phí của bản thân hàng hóa với chi phí để giao dịch về hàng hóa đó diễn ra.

Trong thực tế, không phải khoản chi nào liên quan đến mua bán cũng mặc nhiên là chi phí giao dịch. Cần xem khoản đó có phục vụ việc tìm kiếm, thỏa thuận, thực hiện, giám sát hoặc bảo đảm trao đổi hay không. Đây cũng là ranh giới giúp tránh mở rộng khái niệm quá mức.

Chi phí giao dịch là phần nguồn lực phát sinh để một quá trình trao đổi có thể được tìm kiếm, thỏa thuận, thực hiện và bảo đảm, chứ không chỉ là một khoản phí cộng thêm vào giá mua. Nó có thể xuất hiện trước giao dịch qua việc tìm kiếm thông tin và đối tác, trong giao dịch qua thương lượng và ký kết, sau giao dịch qua giám sát và thực thi, hoặc tăng lên khi xuất hiện vi phạm và tranh chấp. Vì vậy, muốn đánh giá đầy đủ hiệu quả của một giao dịch, cần nhìn vào tổng nguồn lực để giao dịch được thực hiện, thay vì chỉ nhìn vào giá của hàng hóa hoặc dịch vụ.