Vì sao gián đoạn đầu vào sản xuất làm giảm kết quả?

Điểm quan trọng là phân biệt công suất tồn tại với công suất thực sự sử dụng được. Federal Reserve định nghĩa công suất theo mức sản lượng tối đa có thể duy trì trong điều kiện vận hành thực tế và giả định có đủ đầu vào để khai thác vốn hiện có. Vì vậy, khi điều kiện “đủ đầu vào” không còn được đáp ứng, sản lượng có thể thấp hơn khả năng mà hệ thống thiết bị về lý thuyết có thể tạo ra.

Đầu vào bị gián đoạn làm đứt dòng chuyển đổi thành sản phẩm

Sản xuất là một chuỗi chuyển đổi: nguyên vật liệu, linh kiện hoặc bán thành phẩm đi qua các công đoạn để trở thành đầu ra hoàn chỉnh. Trong chuỗi này, một đầu vào bắt buộc không thể luôn được thay thế bằng việc tăng thêm một nguồn lực khác.

Nếu một máy cần chi tiết A để thực hiện công đoạn tiếp theo, việc có thêm lao động hoặc còn nhiều giờ máy trống không tự tạo ra chi tiết A. Khi chi tiết đó không đến đúng lúc, quá trình chuyển đổi phải chậm lại, tạm dừng hoặc chuyển sang những lệnh sản xuất khác còn đủ vật tư.

Đây là lý do gián đoạn đầu vào có thể làm giảm sản lượng ngay cả khi doanh nghiệp:

·         Vẫn có đơn hàng

·         Vẫn có máy móc

·         Vẫn có nhân công

·         Vẫn còn thời gian sản xuất

·         Vẫn có công suất thiết kế chưa khai thác hết

Các nguồn lực này chỉ tạo ra đầu ra khi chúng có thể được kết hợp đồng thời với những đầu vào mà quy trình yêu cầu.

Thực tế sản xuất cũng cho thấy mối quan hệ này. Federal Reserve từng ghi nhận nhiều nhà sản xuất không thể đáp ứng nhu cầu do giao đầu vào chậm, đồng thời một bộ phận doanh nghiệp có mức sử dụng công suất thấp hơn mong muốn vì các hạn chế đó.

Thiếu một đầu vào quan trọng có thể khóa công suất của cả công đoạn

Tác động của gián đoạn không nhất thiết tỷ lệ thuận với số lượng vật tư bị thiếu. Điều quan trọng hơn là vị trí của vật tư trong cấu trúc sản xuất.

Một sản phẩm có thể cần hàng chục hoặc hàng trăm đầu vào, nhưng chỉ cần thiếu một thành phần bắt buộc tại thời điểm lắp ráp thì sản phẩm hoàn chỉnh vẫn chưa thể được tạo ra. Vì vậy, tồn kho lớn của những vật tư khác không nhất thiết bù được vật tư đang thiếu.

Có thể hình dung một dây chuyền có khả năng sản xuất 100 sản phẩm mỗi giờ. Nếu một đầu vào thiết yếu chỉ sẵn có trong 80% thời gian sản xuất và không thể thay thế, thì trước khi tính đến các tổn thất khác, số giờ mà dây chuyền thực sự có thể tạo sản phẩm đã bị giới hạn tương ứng. Máy có công suất 100 sản phẩm mỗi giờ không có nghĩa doanh nghiệp sẽ thu được 100 sản phẩm mỗi giờ trong những khoảng thời gian thiếu vật tư.

Trường hợp chất bán dẫn trong ngành ô tô thể hiện rõ cơ chế này. Federal Reserve ghi nhận tình trạng thiếu chip đã kìm hãm hoạt động lắp ráp xe; trong một giai đoạn khác, các nhà máy ô tô tiếp tục hoạt động dưới công suất vì thiếu vi mạch.

Như vậy, mức độ ảnh hưởng của một đầu vào phụ thuộc không chỉ vào giá trị hay khối lượng của nó mà còn vào việc quy trình có thể tiếp tục nếu thiếu đầu vào đó hay không.

Gián đoạn làm giảm công suất sử dụng dù công suất kỹ thuật không biến mất

Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất.

Khi thiếu nguyên liệu, bản thân máy móc có thể không mất đi năng lực kỹ thuật. Một máy vẫn có thể chạy ở tốc độ thiết kế nếu được cấp đủ vật tư. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể khai thác toàn bộ năng lực đó trong thời gian vật tư không sẵn có.

Vì thế cần tách hai khái niệm:

·         Công suất tiềm năng phản ánh khả năng sản xuất mà hệ thống có thể duy trì khi các điều kiện vận hành cần thiết được đáp ứng

·         Mức sử dụng công suất thực tế phản ánh phần công suất đang thực sự được chuyển thành hoạt động sản xuất

Theo phương pháp của Federal Reserve, tỷ lệ sử dụng công suất được xác định từ quan hệ giữa chỉ số đầu ra và chỉ số công suất. Định nghĩa công suất của cơ quan này cũng giả định có đủ đầu vào để vận hành lượng vốn hiện có.

Do đó, thiếu đầu vào có thể tạo ra tình huống:

Công suất máy móc vẫn tồn tại → khả năng vận hành bị giới hạn → mức sử dụng công suất giảm → sản lượng thực tế giảm.

Điều này giải thích tại sao đầu tư thêm thiết bị chưa chắc giải quyết được ngay vấn đề sản lượng nếu giới hạn thực sự nằm ở nguồn đầu vào.

Tác động có thể lan từ một công đoạn sang toàn bộ dòng sản xuất

Gián đoạn đầu vào không chỉ tạo ra thời gian ngừng tại điểm vật tư bị thiếu. Trong một quy trình có nhiều công đoạn phụ thuộc lẫn nhau, sự thiếu hụt còn có thể thay đổi trạng thái của các công đoạn trước và sau nó.

Nếu công đoạn giữa bị dừng:

Công đoạn trước có thể tiếp tục trong một thời gian nhưng bán thành phẩm sẽ tích tụ. Khi không còn không gian hoặc không có lý do để sản xuất thêm, công đoạn trước cũng phải giảm tốc.

Ở phía sau, công đoạn tiếp theo lại không nhận đủ bán thành phẩm để vận hành liên tục. Thiết bị và nhân lực ở đó có thể phải chờ.

Kết quả là một điểm thiếu đầu vào ban đầu có thể hình thành chuỗi:

Thiếu vật tư → công đoạn bị hạn chế → công đoạn sau thiếu việc → công đoạn trước tích tụ → dòng sản xuất mất cân bằng → sản lượng cuối cùng giảm.

Đây cũng là lý do ảnh hưởng tới sản lượng cuối cùng có thể lớn hơn cảm giác ban đầu khi chỉ quan sát số lượng vật tư đang thiếu.

Các ghi nhận của Federal Reserve trong các giai đoạn thiếu hụt đầu vào cho thấy nhà sản xuất từng gặp đồng thời giao hàng kéo dài, thiếu vật liệu và khó đưa sản phẩm đến khách hàng; các hạn chế chuỗi cung ứng cũng từng trực tiếp kìm hãm sản lượng của một số ngành.

Không phải mọi gián đoạn đầu vào đều làm sản lượng giảm như nhau

Gián đoạn chỉ biến thành tổn thất sản lượng đáng kể khi doanh nghiệp không có đủ khả năng hấp thụ cú sốc trước khi nó chạm tới hoạt động sản xuất.

Mức ảnh hưởng phụ thuộc vào một số điều kiện trực tiếp.

Thứ nhất, lượng tồn kho đệm. Nếu vật tư còn đủ dùng trong thời gian nhà cung cấp bị trễ, dây chuyền có thể tiếp tục vận hành và sản lượng hiện tại chưa bị ảnh hưởng.

Thứ hai, khả năng thay thế đầu vào. Một nguyên liệu có thể có nguồn hoặc chủng loại thay thế phù hợp, trong khi một linh kiện đặc thù có thể gần như không thể thay thế trong thời gian ngắn.

Thứ ba, vị trí của đầu vào trong quy trình. Thiếu một vật tư phụ có thể chỉ gây bất tiện; thiếu thành phần bắt buộc của công đoạn nút thắt có thể trực tiếp giới hạn lượng thành phẩm.

Thứ tư, khả năng đổi lịch sản xuất. Nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm và một số sản phẩm khác vẫn đủ nguyên liệu, nguồn lực có thể được chuyển sang các lệnh sản xuất đó. Tổng sản lượng hoặc giá trị sản xuất vì thế có thể được bảo vệ một phần dù cơ cấu đầu ra thay đổi.

Thứ năm, thời gian kéo dài của gián đoạn. Một chậm trễ ngắn nằm trong mức đệm của hệ thống có thể chưa gây mất sản lượng. Khi thời gian thiếu hụt vượt quá phần đệm, tác động mới đi trực tiếp vào thời gian vận hành.

Vì vậy, không thể kết luận rằng cứ một chuyến nguyên liệu giao chậm là sản lượng chắc chắn giảm ngay. Mối quan hệ chính xác hơn là:

Gián đoạn đầu vào làm giảm sản lượng khi nó làm giảm lượng đầu vào khả dụng xuống dưới mức cần thiết để duy trì kế hoạch sản xuất và doanh nghiệp không còn biện pháp đệm hoặc thay thế đủ để duy trì dòng vận hành.

Cần đo tổn thất ở công suất thực dùng và sản lượng, không chỉ ở thời gian giao hàng

Nếu chỉ theo dõi việc nhà cung cấp giao trễ bao nhiêu ngày, doanh nghiệp mới đo được nguyên nhân ở phía đầu vào chứ chưa đo được hậu quả sản xuất.

Ảnh hưởng thực tế cần được nhìn qua chuỗi nguyên nhân:

Độ sẵn có đầu vào → thời gian dây chuyền có thể vận hành → mức sử dụng công suất → số lượng sản phẩm hoàn thành.

Ví dụ, một dây chuyền được lên lịch chạy 10 giờ với tốc độ 100 sản phẩm mỗi giờ có khả năng lý thuyết tạo ra 1.000 sản phẩm trong khoảng thời gian đó. Nếu thiếu một đầu vào bắt buộc khiến dây chuyền không thể sản xuất trong 2 giờ và thời gian này không thể phục hồi, mức trần sản lượng của kỳ đó còn 800 sản phẩm trước khi tính các tổn thất khác.

Ví dụ này cho thấy điều doanh nghiệp thực sự mất không chỉ là “2 giờ chờ vật tư”. Doanh nghiệp mất cơ hội chuyển 2 giờ công suất sẵn có thành sản phẩm.

Khi phân tích nguyên nhân giảm kết quả sản xuất, vì vậy cần tách rõ:

·         Công suất kỹ thuật có sẵn

·         Thời gian sản xuất theo kế hoạch

·         Thời gian không thể chạy do thiếu đầu vào

·         Mức công suất thực tế được khai thác

·         Sản lượng hoàn thành

·         Phần sản lượng mất có thể quy cho gián đoạn đầu vào

Cách nhìn này giúp tránh một kết luận sai phổ biến: sản lượng thấp đồng nghĩa với nhà máy thiếu công suất. Trong nhiều trường hợp, năng lực thiết bị vẫn còn nhưng một điều kiện cần để sử dụng năng lực đó — đầu vào — đã không sẵn có đúng lúc. Các báo cáo sản xuất của Federal Reserve cũng từng ghi nhận sản lượng bị kìm hãm trực tiếp bởi gián đoạn chuỗi cung ứng, cho thấy giới hạn đầu vào và giới hạn công suất thiết bị không phải là một vấn đề.

Gián đoạn đầu vào sản xuất làm giảm kết quả khi nó ngăn các nguồn lực sẵn có được kết hợp thành quá trình sản xuất hoàn chỉnh. Máy móc có thể còn khả năng chạy, lao động có thể vẫn hiện diện và nhu cầu có thể vẫn cao, nhưng thiếu một đầu vào bắt buộc sẽ làm giảm thời gian vận hành hữu ích, kéo mức sử dụng công suất xuống và cuối cùng làm giảm sản lượng.

Vì vậy, quan hệ cốt lõi không đơn giản là “thiếu vật tư thì sản xuất ít hơn”, mà là:

Đầu vào không sẵn có → dòng sản xuất bị giới hạn → công suất hiện hữu không được khai thác → thời gian sản xuất hữu ích giảm → sản lượng hoàn thành giảm.

Mức giảm lớn hay nhỏ phụ thuộc vào vai trò của đầu vào bị gián đoạn, lượng tồn kho đệm, khả năng thay thế, khả năng đổi lịch sản xuất và thời gian gián đoạn kéo dài bao lâu. Chính các điều kiện này quyết định một sự cố đầu vào chỉ tạo ra chậm trễ cục bộ hay thực sự trở thành giới hạn đối với kết quả sản xuất.