Vai trò của thương lượng trong mua bán

Thương lượng trong mua bán thực chất giải quyết vấn đề gì?

Vai trò cốt lõi của thương lượng là thu hẹp khoảng cách giữa nhu cầu và điều kiện mà mỗi bên đưa ra. Bên mua thường quan tâm đến mức giá phù hợp, chất lượng, thời gian nhận hàng và điều kiện thanh toán; bên bán đồng thời phải cân nhắc doanh thu, chi phí, khả năng cung ứng và các điều kiện thực hiện đơn hàng

Vì vậy, thương lượng không đơn thuần là quá trình “mặc cả giá”. Nó là quá trình xác định những điểm có thể thống nhất, những điểm cần điều chỉnh và những điều kiện phải được làm rõ trước khi giao dịch được xác lập

Thông qua trao đổi, hai bên có thể chuyển từ vị thế ban đầu sang một phương án cụ thể hơn. Chẳng hạn, khi mức giá chưa phù hợp, các bên có thể xem xét thay đổi số lượng, thời điểm giao hàng hoặc phương thức thanh toán thay vì chỉ tiếp tục yêu cầu giảm hoặc tăng giá

Thương lượng giúp thống nhất giá bán như thế nào?

Giá thường là điểm có khác biệt rõ nhất giữa bên mua và bên bán. Bên mua muốn đạt mức giá phù hợp với ngân sách và giá trị nhận được, trong khi bên bán cần bảo đảm mức giá phù hợp với điều kiện cung cấp

Thương lượng giúp hai bên làm rõ:

·         Mức giá mà mỗi bên đưa ra

·         Cơ sở hình thành mức giá

·         Số lượng hàng hóa hoặc phạm vi dịch vụ tương ứng với mức giá

·         Điều kiện thanh toán đi kèm

·         Chi phí vận chuyển hoặc các khoản chi phí liên quan

·         Khả năng điều chỉnh giá khi điều kiện giao dịch thay đổi

Điểm quan trọng là giá không nên được xem tách biệt khỏi toàn bộ giao dịch. Một mức giá thấp hơn có thể đi kèm điều kiện thanh toán khác, số lượng tối thiểu khác hoặc phạm vi giao hàng khác. Vì vậy, kết quả thương lượng chỉ thực sự có ý nghĩa khi mức giá được đặt trong cùng một gói điều kiện giao dịch cụ thể

Thương lượng giúp thống nhất những điều kiện nào ngoài giá?

Sau khi giá được trao đổi, các điều kiện thực hiện giao dịch quyết định cách thỏa thuận được triển khai trên thực tế. Nếu những điều kiện này không rõ ràng, hai bên có thể hiểu khác nhau dù đã thống nhất về giá

Các nội dung thường cần được làm rõ gồm:

1.    Số lượng và chất lượng

2.    Hai bên xác định số lượng cần mua bán và yêu cầu về chất lượng, quy cách hoặc tiêu chí nghiệm thu nếu có

3.    Thời hạn và địa điểm giao nhận

4.    Cần thống nhất thời điểm giao hàng, địa điểm giao nhận và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình thực hiện

5.    Phương thức và thời hạn thanh toán

6.    Các bên trao đổi về hình thức thanh toán, thời điểm thanh toán và những điều kiện liên quan

7.    Trách nhiệm khi điều kiện giao dịch thay đổi

8.    Những trường hợp như giao hàng chậm, hàng không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi thỏa thuận cần được xác định cách xử lý phù hợp

9.    Các điều kiện đặc biệt của giao dịch

10.  Nếu giao dịch có yêu cầu riêng, nội dung đó cần được đưa vào quá trình thương lượng thay vì để các bên tự suy đoán sau khi đã thỏa thuận

Nhờ vậy, thương lượng chuyển một ý định mua bán chung thành một tập hợp điều kiện cụ thể hơn, giúp các bên biết mình phải thực hiện điều gì

Vì sao thương lượng giúp giảm rủi ro hiểu sai trong giao dịch?

Một thỏa thuận có thể phát sinh tranh chấp không chỉ vì hai bên không đồng ý về giá mà còn vì mỗi bên hiểu khác nhau về những gì đã thống nhất. Thương lượng tạo cơ hội để các điểm chưa rõ được đưa ra trao đổi trước khi giao dịch được thực hiện

Cơ chế giảm rủi ro nằm ở việc:

Nêu yêu cầu → Trao đổi khác biệt → Làm rõ điều kiện → Điều chỉnh → Xác nhận nội dung thống nhất

Ví dụ, nếu hai bên chỉ thống nhất “giao hàng sớm” nhưng không làm rõ thời điểm cụ thể, mỗi bên có thể hiểu khác nhau về nghĩa vụ giao nhận. Khi nội dung này được đưa vào thương lượng, hai bên có thể xác định rõ thời hạn và trách nhiệm tương ứng

Do đó, giá trị của thương lượng không chỉ nằm ở việc đạt được một mức giá được chấp nhận mà còn ở việc giảm khoảng trống giữa điều các bên nghĩ và điều các bên thực sự thống nhất

Khi nào thương lượng tạo ra lợi ích cho cả bên mua và bên bán?

Một kết quả thương lượng có giá trị không nhất thiết là bên này đạt được mọi yêu cầu còn bên kia phải nhượng bộ. Kết quả tốt hơn là phương án cân bằng được những lợi ích quan trọng của cả hai bên và có khả năng thực hiện trên thực tế

Chẳng hạn, nếu bên mua muốn giảm giá nhưng bên bán không thể giảm trực tiếp, hai bên có thể xem xét một điều kiện khác như thay đổi số lượng, thời hạn thanh toán hoặc phạm vi giao nhận nếu những thay đổi đó vẫn phù hợp với mục tiêu của cả hai

Điều này cho thấy thương lượng có thể tạo ra giá trị thông qua trade-off: một bên điều chỉnh một điều kiện để đổi lấy sự thuận lợi ở điều kiện khác. Tuy nhiên, sự đánh đổi chỉ có ý nghĩa khi các bên hiểu rõ điều mình nhận được và điều mình phải nhượng lại

Một kết quả thương lượng cũng cần nằm trong giới hạn mà mỗi bên có thể thực hiện. Việc đồng ý một điều kiện chỉ để kết thúc trao đổi nhưng sau đó không thể đáp ứng sẽ làm giảm giá trị của thỏa thuận

Cần lưu ý gì để thương lượng dẫn đến thỏa thuận rõ ràng?

Thương lượng hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào khả năng đưa ra mức giá mà còn phụ thuộc vào cách các bên xác định ưu tiên và kiểm tra điều kiện đi kèm

Có thể tập trung vào bốn điểm:

·         Xác định điều kiện ưu tiên: Biết đâu là yêu cầu quan trọng và đâu là nội dung có thể điều chỉnh

·         Thương lượng trên tổng thể giao dịch: Không đánh giá giá riêng lẻ mà xem xét cùng số lượng, chất lượng, thanh toán và giao nhận

·         Làm rõ các điều kiện có thể gây hiểu khác nhau: Những nội dung chưa cụ thể cần được trao đổi trước khi xác nhận

·         Chỉ thống nhất những điều kiện có thể thực hiện: Thỏa thuận cần phản ánh đúng khả năng và trách nhiệm thực tế của các bên

Ranh giới của thương lượng cũng cần được nhận thức rõ: thương lượng có thể giúp các bên thống nhất điều kiện giao dịch, nhưng không tự động loại bỏ mọi rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện. Những nội dung đã thống nhất cần được thể hiện rõ trong thỏa thuận hoặc hợp đồng phù hợp với giao dịch

Thương lượng trong mua bán giữ vai trò kết nối giữa nhu cầu của bên mua và khả năng đáp ứng của bên bán. Giá là một trọng tâm, nhưng kết quả thương lượng còn bao gồm số lượng, chất lượng, thanh toán, giao nhận và các điều kiện thực hiện khác. Khi các bên làm rõ từng điểm, cân nhắc sự đánh đổi và chỉ thống nhất những điều kiện có thể thực hiện, thương lượng giúp hình thành một thỏa thuận cụ thể hơn và giảm nguy cơ hiểu sai trong quá trình mua bán