Quy trình giao dịch mua bán gồm những bước nào?

Thông thường, quy trình có thể đi theo trình tự: xác định nhu cầu → tìm kiếm đối tác → đánh giá và xác minh → đàm phán điều kiện → xác lập giao dịch → thanh toán và giao nhận → kiểm tra, đối soát và hoàn tất

Xác định nhu cầu và điều kiện giao dịch

Bước đầu tiên là xác định rõ bên mua cần gì và bên bán có khả năng cung cấp gì. Việc làm rõ ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hai bên trao đổi nhiều nhưng không thống nhất được đối tượng giao dịch.

Các nội dung cần xác định có thể gồm:

·         Đối tượng mua bán

·         Số lượng hoặc phạm vi cung cấp

·         Yêu cầu về chất lượng, quy cách hoặc tiêu chuẩn

·         Mức ngân sách hoặc khoảng giá dự kiến

·         Thời gian cần giao hoặc hoàn thành

·         Điều kiện thanh toán

·         Yêu cầu về giao nhận và các điều kiện liên quan

Điểm quan trọng là phân biệt nhu cầu với điều kiện giao dịch. Nhu cầu cho biết cần trao đổi cái gì, còn điều kiện xác định giao dịch đó phải được thực hiện như thế nào.

Tìm kiếm và đánh giá đối tác

Sau khi xác định nhu cầu, các bên tìm kiếm đối tác phù hợp. Việc lựa chọn không nên chỉ dựa vào giá, bởi một giao dịch còn phụ thuộc vào khả năng thực hiện cam kết của đối tác.

Quá trình đánh giá có thể tập trung vào:

·         Tư cách và thông tin nhận diện của đối tác

·         Khả năng cung cấp hoặc đáp ứng nhu cầu

·         Kinh nghiệm và lịch sử giao dịch nếu có

·         Điều kiện thương mại

·         Khả năng thực hiện đúng thời hạn

·         Phương thức giao nhận và thanh toán

·         Các rủi ro có thể phát sinh

Đây là bước có ý nghĩa kiểm soát rủi ro. Một mức giá hấp dẫn nhưng đối tác không đáp ứng được điều kiện giao hàng hoặc thanh toán vẫn có thể khiến tổng chi phí và rủi ro của giao dịch tăng lên.

Đàm phán và thống nhất điều kiện mua bán

Khi đã xác định được đối tác phù hợp, hai bên chuyển sang đàm phán. Mục tiêu không chỉ là thống nhất giá mà là làm rõ toàn bộ điều kiện tạo thành giao dịch.

Các nội dung thường cần thống nhất gồm:

·         Đối tượng và phạm vi giao dịch

·         Giá và cách xác định giá

·         Số lượng, quy cách hoặc yêu cầu kỹ thuật

·         Thời điểm và phương thức giao nhận

·         Phương thức, thời hạn và điều kiện thanh toán

·         Trách nhiệm của mỗi bên

·         Cách xử lý sai lệch, chậm giao hoặc không đáp ứng yêu cầu

·         Điều kiện thay đổi hoặc chấm dứt giao dịch nếu có

Về mặt logic, giá chỉ là một biến số trong giao dịch. Hai phương án có cùng mức giá nhưng khác thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán hoặc trách nhiệm khi phát sinh vấn đề có thể tạo ra mức độ rủi ro rất khác nhau.

Xác lập giao dịch và xác nhận cam kết

Sau khi các điều kiện được thống nhất, hai bên cần xác lập giao dịch bằng hình thức phù hợp với giao dịch cụ thể. Đây là điểm chuyển từ quá trình trao đổi, thương lượng sang cam kết thực hiện.

Tùy trường hợp, việc xác lập có thể được thể hiện qua hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá được chấp thuận, xác nhận giao dịch hoặc hình thức thỏa thuận phù hợp khác.

Nội dung xác lập cần đủ rõ để trả lời các câu hỏi cơ bản:

·         Ai là các bên tham gia?

·         Mua bán đối tượng nào?

·         Số lượng hoặc phạm vi bao nhiêu?

·         Giá và điều kiện thanh toán thế nào?

·         Khi nào và bằng cách nào giao nhận?

·         Mỗi bên có trách nhiệm gì?

·         Nếu có sai lệch hoặc vi phạm thì xử lý ra sao?

Điểm cần tránh là coi việc “đồng ý mua bán” đồng nghĩa với việc mọi điều kiện đã rõ ràng. Một giao dịch chỉ dễ thực hiện khi các cam kết quan trọng đã được xác định đủ cụ thể.

Thanh toán, giao nhận và thực hiện nghĩa vụ

Sau khi giao dịch được xác lập, các bên thực hiện những nghĩa vụ đã cam kết. Tùy loại giao dịch, thanh toán có thể diễn ra trước, trong hoặc sau khi giao hàng; giao nhận cũng có thể được thực hiện một lần hoặc theo nhiều đợt.

Trong giai đoạn này cần theo dõi đồng thời ba yếu tố:

Thanh toán: Kiểm tra số tiền, thời hạn, phương thức và điều kiện thanh toán theo thỏa thuận

Giao nhận: Kiểm tra thời điểm, địa điểm, số lượng, quy cách và tình trạng của đối tượng được bàn giao

Chứng từ và xác nhận: Lưu lại các tài liệu hoặc thông tin cần thiết để chứng minh việc giao nhận, thanh toán và thực hiện nghĩa vụ

Không nên xem thanh toán và giao nhận là hai hoạt động hoàn toàn tách biệt. Trong nhiều giao dịch, chúng có quan hệ điều kiện với nhau, vì vậy việc không thống nhất rõ một bên phải thực hiện trước hay sau có thể tạo ra tranh chấp hoặc trì hoãn.

Kiểm tra, đối soát và hoàn tất giao dịch

Sau khi giao nhận và thanh toán, các bên cần kiểm tra xem giao dịch đã được thực hiện đúng thỏa thuận hay chưa.

Việc đối soát có thể bao gồm:

·         Đối chiếu số lượng và nội dung đã giao

·         Kiểm tra chất lượng hoặc tình trạng theo điều kiện đã thống nhất

·         Đối chiếu số tiền đã thanh toán

·         Kiểm tra chứng từ liên quan

·         Xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành

·         Xử lý phần chênh lệch hoặc vấn đề còn tồn tại nếu có

Một giao dịch không nên được xem là hoàn tất chỉ vì hàng đã được giao hoặc tiền đã được chuyển. Mốc hoàn tất phụ thuộc vào việc các nghĩa vụ mà hai bên đã xác lập có được thực hiện đầy đủ hay chưa.

Nếu phát sinh sai lệch, quy trình sẽ quay lại bước xử lý vấn đề theo điều kiện đã thỏa thuận, thay vì mặc nhiên coi giao dịch đã kết thúc.

Một quy trình giao dịch mua bán hiệu quả vì vậy không chỉ là chuỗi thao tác mua – bán – thanh toán. Cốt lõi của quy trình nằm ở việc chuyển từ nhu cầu ban đầu sang một thỏa thuận rõ ràng, sau đó kiểm soát việc thực hiện và xác nhận kết quả cuối cùng. Càng làm rõ đối tượng, điều kiện, trách nhiệm và cách xử lý sai lệch từ trước, các bên càng dễ kiểm soát rủi ro trong quá trình trao đổi.