Kiểm soát chất lượng được thực hiện như thế nào?

Quy trình này có thể áp dụng cho sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình vận hành. Tùy lĩnh vực, tiêu chí kiểm soát có thể được thể hiện bằng thông số kỹ thuật, dung sai, tiêu chuẩn, quy chuẩn, KPI, ngưỡng vận hành hoặc dữ liệu đo lường.

Kiểm soát chất lượng tập trung vào những gì?

Kiểm soát chất lượng tập trung vào việc xác định kết quả nào được xem là phù hợp và cách chứng minh kết quả đó đáp ứng yêu cầu.

Các thành phần thường cần được xác định gồm:

·         Đối tượng kiểm soát: Sản phẩm, dịch vụ, công đoạn hoặc kết quả cần đánh giá

·         Đặc tính chất lượng: Những thuộc tính cần kiểm tra như kích thước, độ chính xác, hiệu suất, tỷ lệ lỗi hoặc mức độ đáp ứng yêu cầu

·         Tiêu chí chấp nhận: Giá trị mục tiêu, giới hạn, dung sai hoặc điều kiện để xác định kết quả phù hợp

·         Phương pháp đo: Cách lấy mẫu, kiểm tra, thử nghiệm hoặc thu thập dữ liệu

·         Phương thức xử lý sai lệch: Cách cô lập, điều tra và khắc phục kết quả không phù hợp

Vì vậy, kiểm soát chất lượng không đồng nghĩa đơn giản với việc “kiểm tra xem sản phẩm có tốt hay không”. Một hệ thống kiểm soát có giá trị phải biến khái niệm chất lượng thành những tiêu chí có thể quan sát, đo lường và đánh giá.

Kiểm soát chất lượng vận hành theo cơ chế nào?

Cơ chế cơ bản của kiểm soát chất lượng là đo lường → so sánh → phát hiện sai lệch → xử lý → kiểm tra lại.

Trước tiên, cần xác định trạng thái hoặc kết quả mong muốn. Đây là cơ sở để biết một kết quả thực tế có phù hợp hay không. Sau đó, dữ liệu từ quá trình hoặc sản phẩm được thu thập bằng phương pháp kiểm tra phù hợp.

Kết quả đo được đem so sánh với yêu cầu. Nếu nằm trong giới hạn chấp nhận, kết quả có thể được tiếp tục xử lý hoặc nghiệm thu theo quy định. Nếu vượt giới hạn, sai lệch cần được xác định và xử lý.

Cơ chế này tạo ra một vòng phản hồi:

Yêu cầu → Đo lường → So sánh → Sai lệch → Hành động → Kiểm tra lại

Giá trị của vòng phản hồi nằm ở chỗ dữ liệu kiểm tra không chỉ dùng để phân loại kết quả đạt hay không đạt. Nó còn cung cấp tín hiệu để nhận biết quá trình đang lệch khỏi trạng thái mong muốn và cần được can thiệp.

Quy trình kiểm soát chất lượng gồm những bước nào?

Một quy trình kiểm soát chất lượng có thể triển khai theo các bước liên tiếp, trong đó mỗi bước giải quyết một nhiệm vụ khác nhau.

1. Xác định yêu cầu chất lượng

Trước khi kiểm tra, phải biết kết quả cần đáp ứng điều gì. Yêu cầu có thể đến từ specification, tiêu chuẩn, quy chuẩn, yêu cầu khách hàng hoặc tiêu chí nội bộ.

Yêu cầu càng cụ thể thì việc kiểm soát càng dễ thực hiện. Chẳng hạn, thay vì chỉ yêu cầu “kích thước chính xác”, tiêu chí kiểm soát cần xác định giá trị danh nghĩa và giới hạn dung sai nếu đặc tính đó có thể đo bằng kích thước.

2. Xác định phương pháp và điểm kiểm soát

Không phải mọi đặc tính đều cần được kiểm tra theo cùng một cách. Cần xác định phương pháp đo, thiết bị hoặc phương thức kiểm tra, tần suất kiểm tra và vị trí lấy mẫu phù hợp với đặc tính cần kiểm soát.

Điểm kiểm soát cũng cần được đặt ở vị trí có thể phát hiện sai lệch đủ sớm để tránh tiếp tục tạo ra kết quả không phù hợp.

3. Thu thập và ghi nhận dữ liệu

Kết quả kiểm tra cần được ghi nhận theo cách có thể đối chiếu với tiêu chí đã xác định. Tùy đối tượng, dữ liệu có thể là giá trị đo, tỷ lệ lỗi, số lượng không phù hợp, kết quả thử nghiệm hoặc trạng thái đạt/không đạt.

Dữ liệu định lượng đặc biệt hữu ích khi cần theo dõi xu hướng thay đổi của quá trình thay vì chỉ đánh giá từng kết quả riêng lẻ.

4. So sánh với giới hạn yêu cầu

Kết quả thực tế được đối chiếu với specification, dung sai, tiêu chuẩn, KPI hoặc ngưỡng vận hành tương ứng.

Đây là bước biến dữ liệu đo lường thành quyết định kiểm soát: kết quả đang nằm trong giới hạn, tiến gần giới hạn hay đã vượt giới hạn.

5. Xử lý kết quả không phù hợp

Khi phát hiện sai lệch, cần xác định phạm vi ảnh hưởng và xử lý kết quả không phù hợp theo quy trình tương ứng. Tùy trường hợp, hành động có thể bao gồm cách ly, sửa chữa, loại bỏ, điều chỉnh quá trình hoặc kiểm tra bổ sung.

Mục tiêu không chỉ là xử lý sản phẩm hoặc kết quả đã sai mà còn phải ngăn sai lệch tiếp tục ảnh hưởng đến các kết quả tiếp theo khi nguyên nhân vẫn tồn tại.

6. Xác nhận lại sau xử lý

Sau khi có hành động khắc phục hoặc điều chỉnh, cần kiểm tra lại bằng tiêu chí phù hợp để xác nhận kết quả đã trở về trạng thái yêu cầu.

Bước này giúp phân biệt giữa việc “đã thực hiện hành động” và việc “đã chứng minh kết quả phù hợp”.

Làm thế nào để biết kiểm soát chất lượng đang hiệu quả?

Hiệu quả của kiểm soát chất lượng cần được đánh giá bằng dữ liệu thay vì chỉ dựa vào nhận xét như “chất lượng tốt” hoặc “quy trình ổn định”.

Một số chỉ số có thể được sử dụng tùy lĩnh vực gồm:

·         Tỷ lệ sản phẩm hoặc kết quả không phù hợp

·         Tỷ lệ lỗi theo công đoạn

·         Số lượng sai lệch phát hiện trong một khoảng thời gian

·         Mức độ lệch so với giá trị mục tiêu

·         Tần suất vượt giới hạn kiểm soát hoặc giới hạn kỹ thuật

·         Tỷ lệ kết quả đạt ngay từ lần kiểm tra đầu tiên

·         Xu hướng của dữ liệu theo thời gian

Các chỉ số này cần được đối chiếu với ngưỡng hoặc mục tiêu phù hợp. Một tỷ lệ lỗi giảm chưa nhất thiết chứng minh hệ thống kiểm soát đã hiệu quả nếu phương pháp lấy mẫu hoặc phạm vi đo lường đồng thời thay đổi.

Do đó, đánh giá hiệu quả phải xem xét đồng thời kết quả, phương pháp đo và điều kiện kiểm soát.

Kiểm soát chất lượng có giới hạn nào?

Kiểm soát chất lượng không thể đảm bảo mọi kết quả đều tuyệt đối giống nhau hoặc không bao giờ phát sinh sai lệch. Trong thực tế, kết quả có thể biến động do nguyên liệu, thiết bị, con người, môi trường hoặc chính quá trình vận hành.

Điều quan trọng là phân biệt giữa biến động nằm trong phạm vi chấp nhận và sai lệch cho thấy quá trình hoặc kết quả không còn đáp ứng yêu cầu.

Một hệ thống kiểm soát cũng có thể cho kết quả sai nếu tiêu chí đánh giá không phù hợp, phương pháp đo không đáng tin cậy hoặc dữ liệu thu thập không đại diện cho đối tượng cần kiểm soát. Vì vậy, không nên xem việc tăng số lần kiểm tra là giải pháp duy nhất để nâng chất lượng.

Kiểm soát chất lượng hiệu quả phải cân bằng giữa mức độ kiểm tra, khả năng phát hiện sai lệch, chi phí kiểm soát và mức độ rủi ro của kết quả không phù hợp.

Kiểm soát chất lượng khác gì với việc kiểm tra sản phẩm cuối cùng?

Kiểm tra sản phẩm cuối cùng chỉ tập trung vào việc xác định kết quả sau khi quá trình đã hoàn tất. Kiểm soát chất lượng có phạm vi rộng hơn vì có thể bao gồm việc theo dõi các đặc tính và sai lệch trong quá trình tạo ra kết quả.

Nếu chỉ kiểm tra ở cuối, sai lệch có thể đã tích lũy qua nhiều công đoạn trước khi được phát hiện. Khi kiểm soát được thực hiện tại các điểm thích hợp trong quá trình, dữ liệu có thể được sử dụng để phát hiện vấn đề sớm hơn.

Vì vậy, kiểm tra cuối cùng là một hoạt động có thể nằm trong kiểm soát chất lượng, nhưng không nên đồng nhất hai khái niệm này.

Kiểm soát chất lượng thực chất là một cơ chế phản hồi dựa trên yêu cầu và dữ liệu: xác định chuẩn cần đạt, đo kết quả, nhận diện sai lệch, xử lý và xác nhận lại. Khi các tiêu chí được lượng hóa bằng thông số, dung sai, tiêu chuẩn hoặc ngưỡng phù hợp, việc kiểm soát trở nên khách quan hơn và có thể theo dõi được theo thời gian.