Hệ thống tiêu chuẩn gồm những thành phần nào?

Phạm vi áp dụng xác định tiêu chuẩn được dùng ở đâu

Trước khi xét một đối tượng có đạt tiêu chuẩn hay không, cần xác định tiêu chuẩn áp dụng cho đối tượng, điều kiện và phạm vi nào.

Phạm vi có thể liên quan đến loại sản phẩm, quy trình, dịch vụ, hoạt động hoặc điều kiện áp dụng. Thành phần này giúp tránh việc lấy một yêu cầu vốn chỉ dành cho một trường hợp để áp dụng cho trường hợp khác.

Vì vậy, phạm vi áp dụng đóng vai trò như ranh giới của toàn bộ hệ thống tiêu chuẩn. Nó trả lời câu hỏi: tiêu chuẩn này áp dụng cho cái gì và trong điều kiện nào?

Yêu cầu quy định đối tượng phải đáp ứng điều gì

Yêu cầu là phần cốt lõi mô tả những đặc tính, điều kiện hoặc mức thực hiện mà đối tượng phải đáp ứng.

Một yêu cầu có thể liên quan đến:

·         Đặc tính của đối tượng

·         Thành phần hoặc cấu tạo

·         Tính năng

·         Điều kiện vận hành

·         Mức chất lượng

·         Quy trình hoặc phương thức thực hiện

Điểm quan trọng là yêu cầu không chỉ nói rằng một đối tượng “tốt”, “an toàn” hay “đạt chất lượng”. Khi có thể đo lường, yêu cầu cần được gắn với tiêu chí hoặc thông số đủ rõ để có thể kiểm tra khách quan.

Ngưỡng và tiêu chí xác định mức đạt

Ngưỡng hoặc tiêu chí biến yêu cầu thành một mức có thể đối chiếu.

Ví dụ về mặt cấu trúc, một tiêu chí có thể quy định rằng một chỉ tiêu phải:

·         Không vượt quá một giới hạn

·         Không thấp hơn một giá trị tối thiểu

·         Nằm trong một khoảng cho phép

·         Đáp ứng một điều kiện định tính cụ thể

Nhờ đó, kết quả kiểm tra không dừng ở nhận xét “tốt” hay “không tốt”, mà có thể đối chiếu với một mốc xác định.

Ngưỡng không nhất thiết lúc nào cũng là một con số. Với yêu cầu không phù hợp để lượng hóa trực tiếp, tiêu chí có thể được thể hiện bằng điều kiện, trạng thái hoặc đặc tính phải đáp ứng.

Phương pháp kiểm tra quy định cách xác định kết quả

Một yêu cầu chỉ có giá trị đánh giá khi có cách xác định đối tượng có đáp ứng yêu cầu hay không. Vì vậy, hệ thống tiêu chuẩn thường cần quy định hoặc tham chiếu phương pháp kiểm tra, đo lường hoặc xác nhận.

Phương pháp có thể xác định:

·         Đối tượng được kiểm tra như thế nào

·         Mẫu hoặc dữ liệu được lấy ra sao

·         Điều kiện kiểm tra

·         Chỉ tiêu được đo bằng phương tiện nào

·         Kết quả được ghi nhận và xử lý ra sao

Hai phép kiểm tra khác nhau có thể tạo ra kết quả khác nhau nếu điều kiện hoặc phương pháp không giống nhau. Vì vậy, phương pháp là phần nối giữa yêu cầu trên giấy và kết quả thực tế.

Cách đánh giá xác định khi nào được xem là đạt

Sau khi có kết quả kiểm tra, cần có quy tắc để kết luận kết quả đó đạt, không đạt hoặc thuộc một trạng thái được quy định khác.

Cách đánh giá thường liên kết trực tiếp:

Yêu cầu → Ngưỡng/tiêu chí → Kết quả kiểm tra → Kết luận

Ví dụ, nếu yêu cầu đặt ra một giới hạn tối đa, phương pháp kiểm tra tạo ra một giá trị đo, thì cách đánh giá sẽ đối chiếu giá trị đó với giới hạn để xác định trạng thái phù hợp.

Đây cũng là lý do một hệ thống tiêu chuẩn không nên chỉ được hiểu là một danh sách yêu cầu. Một hệ thống hoàn chỉnh cần cho biết phải đạt gì, đạt ở mức nào, kiểm tra ra sao và dựa vào đâu để kết luận đạt.

Một cách cô đọng, có thể hình dung hệ thống tiêu chuẩn theo chuỗi:

Phạm vi áp dụng → Yêu cầu → Ngưỡng/tiêu chí → Phương pháp kiểm tra → Đánh giá kết quả

Bốn thành phần thường được nhắc đến nhiều nhất là yêu cầu, ngưỡng, phương pháp và cách đánh giá; phạm vi áp dụng đóng vai trò xác định ranh giới để các thành phần đó được hiểu và áp dụng đúng ngữ cảnh.